Una de las grandes ventajas de Siebel como sistema CRM reside en la gran variedad de opciones que ofrece para que infinidad de usuarios con diferentes perfiles accedan a contenidos personalizados. Para lograrlo el sistema utiliza las propiedades con las que se ha configurado al usuario, como su Organización, División, Posición, tipo de Posición o LOGIN.
La personalización resulta en ocasiones muy compleja, dado que puede definirse en la fase de desarrollo (Siebel Tools permite restringir la visibilidad de los contenidos en Vistas, Applets, etc), pero también puede implementarla posteriormente un usuario Administrador. Voy a centrarme en esta última opción para resumir algunas de las posibilidades de filtrado de información para cada usuario, y también como podemos facilitarles el acceso y manipulación de la misma:
- Acceso a Vistas: Esto es lo más obvio, no todos los usuarios deben poder acceder a todas las vistas de la aplicación.
- Como se gestiona: Se utilizan las Responsabilidades. Cada usuario activo deberá tener asignadas una o más responsabilidades para poder acceder a la aplicación y las diferentes vistas que esta comprenda. Cada Responsabilidad define para los usuarios que la posean a que vistas tienen acceso, y si este acceso es de solo-lectura o no.
- Desde donde se configura: En Administración de Aplicaciones/Responsabilidades (Responsibility Administration View).
- Cuando se aplican los cambios efectuados: Deberían funcionar inmediatamente tras vaciar la cache y volver a logarse el usuario en la aplicación.
- Datos que aparecen en las vistas generales: Adicionalmente a lo que se haya configurado en las Tools, los datos accesibles en cada vista pueden filtrarse de acuerdo a su perfil, lo que permite simplificar el desarrollo de la aplicación.
- Como se gestiona: Se podrán definir reglas (cuya aplicación se condicionará en base a los parámetros de diferentes usuarios) en las que se definen los filtros para los datos a la que podrá acceder. Finalmente se asignarán estas reglas a las vistas/applets que corresponda.
- Desde donde se configura: Esto se puede hacer desde Administración de Personalización (Personalization Rules View).
- Cuando se aplican los cambios efectuados: Una vez que se hayan cargado de nuevo las Reglas de Personalización (opción disponible en el menú del list-applet de reglas).
- Listas de Valores: Son el mejor recurso para manejar campos de lista deplegable. Sin embargo puede darse la circunstancia de que no queramos que cualquier perfil de usuario pueda acceder a todos los valores activos de una lista concreta.
- Como se gestiona: Es posible configurar una LOV para que se filtren los valores en función de la División a la que pertenece el usuario. Se utilizan para este propósito el campo Alto. Se aplicará el filtro a los valores de la lista que tengan un ‘Y’ en ese campo.
- Desde donde se configura: Desde Administración de Datos/Lista de relación de valores (List of Values Relationship View).
- Cuando se aplican los cambios efectuados: Solo es necesario vaciar la cache.
- Modelo de Estados: Si bien está pensado para controlar el flujo de estados de las diferentes entidades, puede aplicarse a cualquier otro campo que esté basado en una LOV para controlar que no se puedan modificar ‘a lo loco’.
- Como se gestiona: Se aplica sobre un BC, y por tanto sobre cualquier Applet basado en este. Deberemos especificar los valores de la LOV que consideraremos válidos, así como las transiciones aceptadas. Sobre estas últimas se pueden establecer condiciones para que se permita ejecutar el cambio de valor, e incluso filtrar estas posibles transiciones para que solo aparezcan disponibles para los usuarios con determinadas Posiciones principales.
- Desde donde se configura: Desde Administración de aplicaciones/Modelos de estados (State Model Detail View – States).
- Cuando se aplican los cambios efectuados: Requiere que se reinicie el Object Manager una vez concluída la configuración.
- ListApplets personalizados: Cada vez que un usuario cierra su sesión y vuelve a acceder a la aplicación, encuentra los listados tal y como los dejó configurados (orden y ancho de columnas, etc). Esta información queda recogida en un fichero con extensión SSF del servidor. Esto nos da la posibilidad de copiar la configuración personal de un usuario a otro, o establecer una configuración por defecto en caso que queramos restablecer la de alguno. En estos ficheros también están incluídas las Preferencias de Usuario.
- Donde se almacenan: En el directorio «<siebel root>\bin\»
- Consultas predefinidas: Estas consultas nos permiten facilitar a los usuarios el filtrado de datos mediante queries sin que necesiten para ello introducir los parámetros de las mismas.
- Como se gestiona: Se pueden generar directamente desde la vista correspondiente escribiendo la clausula en SQL, o más facilmente si ejecutamos la querie con un usuario cualquiera, guardamos la consulta para ese usuario, y desde la vista de configuración establecemos que usuarios o Divisiones pueden acceder.
- Desde donde se configura: Desde Administración de comunicaciones/Consultas predefinidas (Predefined Query Administration View).
- Cuando se aplican los cambios efectuados: Inmediatamente, solo es necesario recargar la vista.
- Plantillas de correo: Son una buena herramienta para definir formatos de correos generales, utilizarlas para campañas individuales o masivas, etc. (en el caso de las plantillas que se utilicen en campañas individuales, recomiendo el artículo publicado por Jorge Serrano acerca de la como configurar el perfil de comunicaciones de los usuarios para que estos puedan utilizar esta funcionalidad):
- Como se gestiona: Se establece un contenido, ya sea texto o HTML, y se define el asunto del correo, así como que Usuarios o Divisiones tendrán acceso a las mismas. Es importante que los usuarios que quieran utilizarlas tengan correctamente configuradas sus Preferencias de Usuario (donde en la pestaña de Comunicaciones salientes se establece si tienen acceso a plantillas en formato Texto o HTML).
- Desde donde se configura: Desde Administración de comunicaciones/Todas las plantillas (Comm Package Response Form Admin View).
- Cuando se aplican los cambios efectuados: Una vez guardada la plantilla solo es necesario que el usuario abra una nueva sesión para visualizarla.
